管理沟通该从何处入手
管理沟通该从何处入手
3.问。问是为了准确确认对方的需求是什么,如果不明白这一点就无法做出有针对性的管理。通过提问了解对方的需求,有效的提问不仅可以控制沟通的方向和进程,而且可以缩短管理者与员工的距离,使管理者对员工有更深刻的了解。
提问的方式包括封闭式(挑战)问题与开放式(征询或激发)问题两种类型,见表4-4所示。
封闭式(挑战)开放式(征询或激发)
1这个问题你能负责吗你能跟我谈谈这个问题吗
2这种方法能解决问题吗我们想什么办法才能保证把这个问题解决呢
3你明白你应该做什么吗这项工作还有哪些方面不清楚
4你能如期完成工作吗怎样做才能如期完工
5会议结束了吗会议是怎样结束的?形成了什么决议
优势可以节省时间,能够控制谈话的气氛,强调管理者是工作的主人收集信息全面,谈话气氛轻松;可以激发员工的自主性与创造性;强调员工是工作的主人
劣势不利于信息的收集,不利于问题的解决
耗时较长,容易偏离主题,对管理者的能力要求比较高
在提问的过程中,我们要尽量使用以下几种提问题的方式。一是尽量少问为什么,可以用其他的话来代替,如说“你能不能说得更详细些”,这样对方的感受会好一些;二是少问带引导性的问题,如问“难道你认为这样不对吗”这样的问题有咄咄逼人之感,不利于信息的全面收集;三是少问多重问题,就是一口气问了很多问题,对方不知道如何去回答,这同样不利于收集信息。
◎ 案例
作者:我早该完成第一稿了。小刘,让你等得太久了,我保证尽快完成。
编辑小刘:能告诉我还要多长时间吗?
作者:有几章内容我还需要再推敲一下,所以,很抱歉,我还需要三四个星期。
小刘:如果我给你五个星期的时间,你看能不能如期完成?
作者:那肯定能完成了。
小刘:因为再晚的话,整个出版计划就会受到严重的影响,那就意味着整个出版发行的进度都需要重新调整。
作者:那我一定加紧,保证四周内完成。
小刘:是的,错过了这个期限,将不仅是拖延了出版发行计划,而且,遇上了夏季图书销售淡季,发行量将会受到很大影响。
作者:谢谢!谢谢你给我说明这一切。
二、沟通过程中的阶段性风险控制
沟通是一个过程,这种过程是连续性的,可以细分为若干个阶段,把每个阶段的风险控制好,有助于整个沟通过程的顺畅。在实际的沟通工作中,我们应该围绕工作委任、关键点、里程碑和结果这样几个阶段来实施风险控制。
1.委任工作。就是要明确你所要委任的工作内容与委任人员,向被委任人具体说明需要完成的工作内容、完成时间与工作进度,指明完成该项工作赋予被委任者的权力和权限;与被委任人对整体目标计划做阶段性分解,并就第一个里程碑实现的关键点进行沟通,最好以书面备忘录的形式备案,并以此作为今后绩效考核的标准。
2.关键点。就是要明确阶段性目标与关键控制点,评估员工是否具有解决关键点所需的技能,如果不具备,就需要进行辅导与示范;如果已经具备相关的技能,则提示员工关键点的注意事项,询问员工解决关键点问题是否需要管理者的帮助或团队的配合。
3.里程碑。对是否达成阶段性里程碑目标做出评估。如果任务完成得好,适时给予员工赞扬与鼓励,不断鼓舞员工的士气;如果任务完成得不理想,属于客观原因的,就需要适时调整计划,勇于承担责任,然后,继续就下一个阶段性目标的关键点进行沟通。
4.评估结果。评估目标达成的程度,总结经验,再接再厉;检查过程,发现问题,讨论解决问题的方法;适时庆祝,以利再战。
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