办公文具设备管理制度

为加强行政管理，有效地控制成本费用，促进办公设备管理规范化，特制定本制度。
1办公文具
 1.1办公用品、用具的划分
 1.1.1办公用品一般是指办公所需要的而价值在50元以下的低值易耗品，包括：钉书机、打孔机、曲别针、大头针、胶水、修正液、裁纸刀、笔墨纸张、练习薄、报告纸等。
 1.1.2办公用具通常是指办公所必备的而价值在50元以上2000元以下的耐用消费品，包括：计算器、办公桌、椅、文件柜、资料橱、保险柜等。
 1.2办公用品的领用管理
 1.2.1各部门于每月20日前根据已批准的预算将下月所需用的办公用品填写《物料请购表》，经部门经理签字确认后报人事行政处。人事行政处进行综合平衡并派专人按计划集中购买，并对其所购买的各类物品进行登记管理、统一发放。办公用品原则上每月购买一次。
 1.2.2各部门于每月5日指定专人到人事行政处领取办公用品，领取办理领用登记。
 1.2.3各部门不得擅自购买办公用品，如遇特殊物品需要部门自行购买的，须经人事行政处审核同意后进行，否则不予报销。
 1.3办公用具的领用管理
 1.3.1新进人员到岗，由所在部门向人事行政部门提出申请，由人事行政处根据其工作岗位需要发放办公用品。
 1.3.2人事行政处应建立耐用办公用具借（领）用台帐，每位员工借（领）用办公用具全部登记在册，做到帐物相符，便于管理。
 1.3.3员工所借（领）用的办公用具须加以爱护。若人为损坏者，将按公司有关制度予以处罚，若有丢失者，由所在部门提出丢失报告，根据责任轻重，金额大小，新旧程度等情况进行赔偿。
 1.3.4凡员工离开公司或调离工作岗位，必须将借用的办公用品、用具按台帐清单交还人事行政处后，方能办理有关手续。
 
2办公设备
 2.1电话使用及管理要求
 2.1.1电话的使用
  2.1.1.1在同一办公楼内有内线电话的，须使用内线电话联络。
  2.1.1.2对外使用电话应“长话短说、简明扼要”。禁止拨打声讯或私人电话。
  2.1.1.3拨打国内长途或国际长途，要求事先拟好通话提纲，从严控制时间。开通国内长途或国际长途的电话，须安装使用IP盒。
 2.2电话管理
 2.2.1各部门的电话由部门主管指定专人负责管理；国内、国际长途由总经      理秘书负责管理。
 2.2.2各部门核定电话费使用限额。人事行政处监督其费用限额。
 2.2.3各部门的电话费严格按限额使用，若发生超支现象，超支部分由部门主管承担30%，另外70%由该部门成员承担。
 2.2.4通话中严格遵守《保密制度》，禁止泄露公司机密。
 2.2.5电话发生故障由人事行政处负责排除。
 2.3复印机使用及管理要求
 2.3.1复印范围
  2.3.1.1与公司工作有关的文件、资料、图纸、报表等；
  2.3.1.2不得复印公司外的与业务无关的资料。
 2.3.2使用程序及要求
  2.3.2.1各部门每月向人事行政处领取复印纸，复印纸由部门指定人员管理并作用途登记。
  2.3.2.2凡是带密级的文件、资料复印（如：各类合同、协议、招投标文件、财务和人事报表、资料等），须填《复印申请表》，由总经理或部门经理批准同意后复印。
  2.3.2.3在公司内部使用的各类表格、部门之间传阅的备忘录等可用二手纸（注意：二手纸不应有泄密内容）
 2.4管理要求
 2.4.1复印请节约用纸。
 2.4.2复印机由人事行政处统一管理，人事行政处对复印机使用过程进行监督检查。www.nx899.com
 2.4.3严格遵守公司保密制度，在复印中，违反保密制度和使用管理要求者，将按公司有关规定予以处理。
 2.5传真机、E-mail使用及管理要求
 2.5.1传真机使用及管理要求
  2.5.1.1凡接收方有E-mail地址并能采用网络进行文件或资料传递时，尽量不使用传真。
  2.5.1.2传真机由使用部门负责管理，严格按照说明书要求真确使用，定期维护保养，发生故障时应及时通知人事行政处联系维修人员进行维修。
 2.5.2E-mail使用及管理要求
  2.5.2.1重要文件收发须使用公司注册邮箱，严禁使用其它免费或个人邮件。
  2.5.2.2严格遵守保密制度，凡在传真、E-mail收发中违反保密制度者，将按集团《保密制度》的有关规定予以处理。

3计算机
 3.1电脑硬件配备申请审批程序
 3.1.1各部门根据需要填写《电脑设备购买申请审批表》,由部门经理签字后交至人事行政处。
 3.1.2人事行政处作审核后交总经理审批。
 3.1.3总经理批准后,由人事行政处负责选型购买或调整相应的设备并配备到            申请部门,之后进行简单的现场使用指导。
 3.2电脑使用管理
 3.2.1软件维护及病毒防治
  3.2.1.1电脑操作人员的要求
   3.2.1.1.1装有软驱的微机，在使用软盘前应对软盘进行杀毒工作。
   3.2.1.1.2任何电脑需要安装软件时，由相关负责人提出书面报告，经部门经理同意后，由系统维护员负责安装。
   3.2.1.1.3任何人员不得擅自安装电脑游戏软件。
   3.2.1.1.4储存在电脑里的重要文件应作好备份，备份用的软盘、光盘由专人负责保管,以免丢失。
   3.2.1.1.5任何人员未经许可，不得使用他人的电脑。
   3.2.1.1.6及时升级杀毒软件，并定期对电脑进行杀毒。
  3.2.1.2系统维护员的要求
   3.2.1.2.1负责所辖范围内电脑病毒及游戏软件的检查、清理工作。
   3.2.1.2.2及时处理所辖范围内各部门的电脑软件故障，对部分较特殊的故障做好记录。
   3.2.1.2.3每月检（抽）查所辖范围内各部门的电脑软件保养情况。
   3.2.1.2.4每季度用杀毒软件对所辖范围内各部门的电脑进行一次病毒检查，发现病毒及时查杀。
   3.2.1.2.5每季度认真检查一次所辖范围内各部门的电脑硬盘，及时发现并清理与工作无关的软件，特别是各类游戏软件。
   3.2.1.2.6每次维修或检查完后要认真填写《电脑软硬件维护日志》。
 3.2.2硬件维护及保养
  3.2.2.1电脑操作人员的要求
   3.2.2.1.1除系统维护员外，任何人员不得随意拆卸所使用的电脑或相关设备。
   3.2.2.1.2各部门电脑操作人员应定期(每月一次)清理各自所用电脑及外设的表面尘土,确保所使用的电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。
   3.2.2.1.3机器处于开机状态时，严禁搬动机器，以免造成硬盘损坏。
   3.2.2.1.4每天下班检查并关掉各自使用的电脑及外设的电源。
   3.2.2.1.5电脑及外设有故障时及时与系统维护员联系。
  3.2.2.2系统维护员的要求
   3.2.2.2.1系统维护员在拆卸微机时，必须采取必要的仿静电措施。
   3.2.2.2.2系统维护员在作业完成或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。www.nx899.com
   3.2.2.2.3及时处理所辖各部门的硬件故障，对部分较特殊的故障送有关单位维修。
   3.2.2.2.4每月检(抽)查所辖各部门的电脑硬件保养情况。
   3.2.2.2.5每季(每季第一周)仔细检查各部门工作站及外设，发现问题及时维修。
   3.2.2.2.6每次维修或检查完后要认真填写《电脑软硬件维护日志》。
 3.2.3电脑设备档案管理
  3.2.3.1由咨讯处经理编写《电脑设备管理档案》，并经常更新、维护该文件。
  3.2.3.2由咨讯处经理编写《电脑设备购买申请审批表》。
  3.2.3.3由咨讯处经理编写《电脑软硬件维护日志》。

4相关附件
 4.1《电脑设备购买申请审批表》
 4.2《电脑软硬件维护日志》
 4.3《电脑设备管理档案》
 4.4《物料请购表》